辦公室搬遷最容易出錯的部分不是傢俬，而是 IT。網絡、伺服器、電話系統與員工電腦一旦銜接不上，新辦公室第一天就無法運作。以下是網達科技為香港企業處理搬遷時使用的 IT 檢查清單，分為搬遷前、搬遷當日及搬遷後三個階段。

辦公室搬遷 IT 需要提前多久準備？

一般建議在搬遷日前 6 至 8 星期開始規劃 IT。當中最花時間的是新辦公室的寬頻及專線申請，香港的商業寬頻由申請到開通通常需要 4 至 6 星期，若涉及光纖到戶或大廈未有相關線路，時間會更長。越早向電訊商落單，越能避免「搬到但無網用」。

搬遷前需要做的 IT 準備

  • 新辦公室現場勘察：確認機房／伺服器櫃位置、電力供應、冷氣、地台走線及牆身開孔需要。
  • 網絡佈線規劃：按座位圖及部門分佈計算網絡點數量，安排 Cat 6／Cat 6A 佈線及 Wi-Fi AP 位置。
  • 寬頻及專線申請：提早向電訊商申請新線，並協調新舊辦公室的重疊使用期，方便分階段搬遷。
  • 設備清單盤點：記錄所有伺服器、交換機、防火牆、UPS、IP 電話及電腦的型號、序號及現有設定。
  • 完整資料備份：搬遷前為所有伺服器及重要資料建立可還原的備份，並確認備份能成功還原。
  • 停機時間通知：與各部門及外部合作夥伴協調系統暫停時間，一般安排在週末或非辦公時間。

搬遷當日的 IT 工作

搬遷當日 IT 團隊應比其他部門更早到場。標準流程如下：

  1. 在舊辦公室按次序關機：先應用程式伺服器，再資料庫，最後網絡設備，並為線材貼上標籤。
  2. 以防靜電及防震包裝運送伺服器及網絡設備，貴重設備建議專車處理。
  3. 在新辦公室先安裝機櫃、UPS 及網絡設備，確認電力及接地正常。
  4. 接通寬頻及專線，測試對外連線及 VPN。
  5. 逐一開機並核對伺服器服務、共用資料夾、打印機及 IP 電話。
  6. 抽樣測試員工座位的網絡點及 Wi-Fi 訊號。

搬遷後要確認的項目

  • 所有備份排程、防毒更新及監控系統恢復正常運作。
  • 防火牆規則、遠端存取及網站對外服務正常。
  • 更新公司地址於域名 WHOIS、Google 商家檔案、電郵簽名及發票範本。
  • 保留舊辦公室網絡一段時間作為過渡，確認無遺漏後才退租。
  • 整理最新的網絡拓撲圖及設備清單，交予日後維護團隊。

找 IT 搬遷服務還是自行處理？

若公司只有數台電腦、沒有實體伺服器，內部同事配合電訊商即可完成。但當涉及機房、伺服器、大量網絡點、IP 電話系統或跨境搬遷時，建議交由專業 IT 搬遷團隊處理，因為停機一日的營運損失，往往遠高於外判費用。網達科技提供由勘察、佈線、設備搬運到系統重啟的一站式電腦及辦公室搬遷服務與伺服器及數據中心搬遷服務。